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AFFRONTARE LA TRANSIZIONE VERSO LE NORME ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015 IN MANIERA INTELLIGENTE

Notizia pubblicata in data 14-11-2017

Affrontare la transizione verso le norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 in modo intelligente

 

Ci troviamo a metà percorso verso il passaggio definitivo alla ISO 9001:2015. Quali sono state le esperienze affrontate e come dovrebbe essere usata la Revisione per garantire uno sviluppo ulteriore del sistema di gestione della qualità, piuttosto che renderlo ancora più complessa? Cosa dovrà produrre il passaggio e cosa, piuttosto, dovrebbe essere evitato? La Dott.ssa Anni Koubek, Executive Vice President Innovation di Quality Austria, di seguito, dà alcuni consigli prendendo in esame le prime 1000 verifiche effettuate e le risposte alle domande che gli sono state poste più volte.

Come hanno mostrato i feedback delle verifiche, le organizzazioni che fino ad adesso hanno effettuato la transizione erano, infatti, molto ben preparate. I nuovi requisiti sono stati applicati sistematicamente – in molti modi diversi. Anche se è a discrezione delle aziende la scelta tra i differenti approcci, alcune proposte possono essere ricavate e in seguito possono fornire idee utili a chi si sta ancora preparando alla transizione e a coloro che non sono ancora soddisfatti delle soluzioni adottate.

Quali sono le tematiche che contengono i cambiamenti maggiori?

È diventato quasi ovvio dire che ci siamo trovati spesso di fronte a tematiche simili che riguardano tutte organizzazioni. Molto spesso, infatti, non sono tematiche che riguardano la garanzia di qualità- poiché, dopo tutto, è cambiato poco in quella direzione- ma è principalmente una questione di tematiche a livello organizzativo, che rafforzano l’integrazione del sistema e influenzano l’adeguatezza delle informazioni per il futuro. Brevemente, le tematiche che contengono i cambiamenti maggiori sono: il “contesto dell’organizzazione”, il trattamento dei “rischi e delle opportunità”, la mutata cultura dirigenziale, le “conoscenze organizzative” e, ultimo, ma non meno importante, l’utilizzo delle possibilità offerte dal fatto che la documentazione richiesta è più flessibile e dalla prospettiva offerta dal ciclo di vita per quanto riguarda la gestione ambientale. È piuttosto interessante sottolineare che molte organizzazioni con un alto livello di “business excellence” si sono concentrate su queste tematiche.

 

Quali sono i requisiti necessari per la certificazione?

 

Sarebbe fantastico se fosse possibile rispondere così in generale! Tuttavia, si potrebbe dire che riguardano l’efficacia, l’adeguatezza e l’idoneità del sistema di gestione delle organizzazioni verificate. Ok – ancora c’è la questione che riguarda il termine astratto Standard. Traducendolo in termini concreti significa ciò che segue: deve funzionare adeguatamente, deve creare sicurezza per il futuro e necessita di essere adattato per le attività che vengono svolte. Perciò quello che può essere perfetto per il negozio di fiori dietro l’angolo che ha quattro impiegati, non può essere sufficiente per un team di cinque sviluppatori di software per il controllo delle macchine. Una piccola impresa potrebbe preferire un approccio diverso da quello di un’azienda che agisce a livello globale. In un caso, accordi informali e disposizioni possono bastare. Nell’altro caso, potrebbe essere necessario stabilire una procedura per la documentazione approvata e autorizzata per il controllo di tutto il percorso – semplicemente tutto è relativo!

 

Le organizzazioni come gestiscono l’argomento “contesto delle organizzazioni”?

 

Per quanto riguarda questo argomento, abbiamo visto molteplici approcci. Alcune aziende hanno costruito su un corso d’azione, che avevano già sviluppato, la loro pianificazione aziendale e/o le strategie lavorative. Questa è la situazione ideale, perché in questo modo l’argomento si integra perfettamente con la realtà aziendale. In alcune aziende, i processi strategici non sono abbastanza maturi per dimostrare di svilupparsi sistematicamente (prendendo decisioni, monitorando e rivedendo l’argomento in questione). Molto spesso i temi dovrebbero essere presi in considerazione solo in determinati momenti (come ad esempio in termini di mercato e tecnologia). Può anche accadere che alcune volte non ci siano idee chiare ed efficaci su come monitorare e riesaminare. In questi casi, a rigor di logica, la cosa migliore sarebbe rendere più robusti e maturi i processi e le procedure esistenti.

 

Molte aziende decidono di ricorrere all’utilizzo strumenti addizionali – essi raccolgono i temi insieme con un metodo (ad esempio tramite un’analisi PESTEL  (Politica – Economica – Sociale – Tecnologica – Ambientale – Legale) o in accordo al modello “Five Forces” di Porter). Questo permette alle aziende di ottenere una buona comprensione di quelli che in passato erano punti ciechi. Quello che è importante, rispetto a questo, è che l’azienda sia forte abbastanza per riuscire a ricavare le giuste opportunità per l’impresa, valutare i rischi e le azioni conseguenti identificate da questi argomenti. Questi tentativi non dovrebbero condurre alla creazione di altri canali di pianificazione, che non sono connessi con la pianificazione industriale.

 

Cosa ha portato la verifica in termini di “analisi dei rischi”?

 

Questo è uno dei punti che genera maggiore interesse. Abbiamo già descritto questo tema nella nostra nota ufficiale “I sistemi di gestione integrati”. Le precisazioni sui rischi e le opportunità dovranno essere integrate adeguatamente. In termini concreti, questo significa ciò che segue: da un lato, le precisazioni sui rischi e le opportunità dovranno essere collegati alle tematiche menzionate sopra, cosicché la continuità degli obbiettivi venga garantita. Dall’altro, la realizzazione interna ai processi dovrebbe essere assicurata fornendo responsabilità chiare, stabilendo i processi e agendo in maniera coerente.

Come per il metodo, abbiamo visto una grande varietà di approcci. Rispetto a questo, la misura e il tipo di organizzazione al momento giocano il ruolo decisivo. Molte aziende hanno già un eccellente punto di partenza perché hanno, ad esempio, già in accordo con il tema della gestione del rischio sulla base dei requisiti posti sulla sicurezza del prodotto.

 

 

Come potrebbe essere utilizzata la flessibilità? Come potrebbe essere semplificate le cose?

 

Nello standard, i requisiti di documentazione non sono cambiati in modo significativo – se si esclude il fatto che le procedure documentate e il manuale della Qualità non sono più menzionati. Nonostante ciò, è rivolta alla stessa organizzazione la responsabilità per la documentazione: quali processi sono necessari, come sono documentati, di quali requisiti abbiamo bisogno per compiere i processi, cosa è appropriato quando si vanno a redigere i documenti?

 

Il passaggio alla 9001:2015 è una buona opportunità per “fare l’inventario”, per una riflessione critica e per riflettere su un possibile metodo per la gestione amministrativa. Il mondo degli affari sta diventando sempre più complesso, e come se fosse una legge matematica il numero dei documenti sta aumentando esponenzialmente. Comunque, frequentemente, ci sono possibilità di semplificazione nonostante quanto detto prima: per quale scopo è usata la descrizione del processo? Quali documenti che non sono più utili sono ancora disponibili? Quando possono essere riassunti i requisiti in modo vantaggioso, e cosa possiamo lasciar fuori?

 

E ultimo, ma non ultimo, vogliamo segnalare quanto segue: se la risposta alla domanda “Perché ci serve tutto questo?” è “per la certificazione”, dovrete guardare le situazioni che avete di fronte molto attentemente. Nella maggioranza dei casi, infatti, le soluzioni adottate potrebbero essere integrate in modo insufficiente e perciò potrebbero risultare fallimentari al fine di creare il sistema qualità desiderato. Alcune volte potrebbe essere sufficiente informare meglio i vostri colleghi. In molti altri casi è necessario pensare alle opzioni alternative per l’implementazione – affinché si migliorino l’efficienza e le performance della vostra organizzazione.

 

 

Le cose sono cambiate a livello pratico in termini di “leadership”?

 

I requisiti relativi alla leadership sono chiaramente aumentati nel nuovo Standard. Anche per l’implementazione pratica, in qualsiasi modo, il campo primario dello scontro non è mutato: nelle aziende nelle quali il top management assume una forte leadership ed è affidatario della qualità e del controllo del sistema di gestione, i requisiti riguardano le necessità individuate dalla direzione aziendale stessa. Nelle aziende nelle quali il top management considera la tematica come uno scomodo obbligo e non integrano questa implementazione nelle proprie funzioni manageriali, il carico di lavoro per sostenere queste strutture parallele diverrà sempre maggiore. Questa è molto più che una semplice raccomandazione rivolta alla direzione aziendale per comprendere efficacemente questi requisiti, tanto che questa comprensione potrebbe trovare un’applicazione snella ed efficiente dei requisiti stessi e che potrebbe rivelarsi economicamente vantaggiosa.

 

Quali sono i programmi futuri?

 

Il periodo di transizione finirà il 14 settembre 2018. Questa scadenza vale sia per la ISO 9001:2015 che per la ISO 14001:2015. Nonostante ciò, vi raccomandiamo, di condurre le verifiche più rilevanti non oltre il mese di giugno 2018 – in modo tale che ci possa essere ancora tempo per poter completare in maniera regolare la certificazione. Visto che molte aziende hanno posticipato il passaggio al 2018, il programma di lavoro sarà molto intenso. Vi sarà richiesto di discutere su come procedere con i vostri auditor, in dettaglio, e fornire, per quanto possibile, un tempo di esecuzione sufficiente.

 

 

Intervista tratta dalla NEWS FOR INTERNATIONAL PARTNER 3/2017

Traduzione per Quality Italia di Cristiano Cappellini

 

 

Notizia pubblicata in data 14-11-2017